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  • Projet de Registre National d'Adhésion des Membres

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    SFC, en collaboration avec Zone4 Systems, a élaboré un système de registre national d’adhésion des membres qui normalisera un moyen en ligne pour permettre à ses plus de 300 clubs affiliés d’inscrire leurs membres tout en satisfaisant les exigences en matière de rapports présentés aux organismes provinciaux (les divisions) et à SFC.  Cette initiative a pour but de réduire le fardeau administratif imposé aux bénévoles des clubs tout en offrant aux membres une facilité d’inscription aux clubs et aux compétitions puisqu’elle est basée sur la plateforme d’inscription web actuelle de Zone4 déjà utilisée par plusieurs clubs de ski de fond à travers le Canada.  

    Ce système est disponible à temps pour l’inscription de la saison de ski 2015-16 pour tous les clubs affiliés à SFC.

    Objectifs du projet
    SFC reconnaît que pour que ce système soit une réussite, il doit être bénéfique aux membres, aux clubs, aux divisions et à l’organisme national.

    Pour les membres

    • Un moyen pratique et sécuritaire d’inscription en ligne, disponible 24 heures par jour, sept jours par semaine sur n’importe quel navigateur web.
    • Reçus officiels aux fins d’impôts envoyés par courriel automatisé.
    • Un moyen d’inscription simple et rapide aux évènements durant la saison.
    • Des paramètres de communication et de confidentialité configurables.

    Pour le clubs

    • Moins de paperasse, de tableaux et de manipulation d’argent.
    • Des renseignements plus complets et actuels sur les membres.
    • Des rapports plus précis soumis aux divisions plus rapidement.
    • Tenue à jour de la liste d’envoi par courriel aux fins de communication.
    • Un modèle de page d’inscription fourni à chaque club.

    Pour les divisions et SFC

    • Une source importante de renseignements centralisés et normalisés des membres toujours accessible pour les divisions et SFC éliminant ainsi le besoin de compiler des tableaux de données. 
    • Des données démographiques anonymes nécessaires au financement gouvernemental, aux fins de commandites et pour mieux comprendre les tendances et les occasions pour faire grandir notre sport.
    • Les divisions auront encore l’accès complet aux rapports et une supervision des comptes des clubs tels qu’ils le font actuellement aux fins de soutien et de rapports.
    • De l’information précise, complète et actuelle pour l’assurance-responsabilité offerte par SFC à tous ses membres.

     

    Les éléments essentiels du système
    L’élaboration du système est conçue avec la participation et l’avis provenant directement de tous les niveaux de l’organisation pour s’assurer que les besoins des membres, des clubs, des divisions et de SFC sont adressés.

    • Système d’inscription en ligne; aucun logiciel à installer ou à mettre à jour.
    • Page d’accueil aux couleurs de chaque club.
    • Mode de paiement en ligne sécuritaire.
    • Une interface utilisateur et des outils administratifs enrichis.
    • Des champs et des formulaires d’inscription flexibles offrant une latitude aux besoins d’inscription des clubs.
    • Des modèles standard partagés pour faciliter la création de formulaires d’inscription des membres.
    • Un centre de communications pour administrer les paramètres de courriel des membres, créer et envoyer des infolettres, de l’information sur le programme, des événements ou des mises à jour urgentes, etc.
    • Des fonctions de création de rapports et d’exportation de données pour  répondre rapidement aux besoins d’information des administrateurs de programmes, d’événements et d’autres activités.


    Foire aux questions

    Qu’en coûtera-t-il aux clubs et aux divisions pour ce système?
    Il n’en coûtera rien aux clubs et aux divisions.

    Qu’en coutera-t-il aux membres?
    Les frais d’inscription au registre national sont structurés de façon semblable aux frais de Zone4, soit un coût par personne plus un dollar (1$) par transaction plus trois pourcents (3%) de frais de traitement de cartes de crédit.  Le coût par personne sera couvert par SFC à titre d’avantage à l’adhésion.

    Comment la vie privée des membres sera-t-elle protégée?
    La protection de la vie privée est une composante clé pour  SFC et Zone4.  Les membres auront le plein contrôle sur leurs préférences de communication (infolettres, etc.).  Toutes les transactions financières seront protégées selon les protocoles standard de l’industrie et assurées par une passerelle de paiement d’une tierce partie.  D’autres renseignements vous seront fournis dans la politique de protection de la vie privée qui sera disponible pour tous les utilisateurs.

    Est-ce que le système sera obligatoire pour les clubs?
    Le système sera obligatoire.  Nous croyons que parce que les coûts sont bas et que les avantages administratifs et aux membres sont significatifs, la plupart des clubs trouveront le système avantageux pour l’inscription, la gestion et le suivi de leurs membres.

    Quand mon club peut-il s’inscrire?
    Le système d’adhésion des membres est en train d’être incorporé au système d’inscription de Zone4.  Les clubs qui ont déjà un compte Zone4 n’ont pas à s’inscrire, ils recevront automatiquement accès au système d’adhésion de SFC.  Les clubs qui n’ont pas encore de compte Zone4 peuvent en créer un sans frais à n’importe quel moment et commencer à travailler avec le système actuel de Zone4.  Le système d’adhésion des membres sera disponible pour tous les clubs, à temps pour le début de la saison de ski 2015-2016.

    Mon club utilise déjà Zone4. Comment se déroulera la transition vers le nouveau système?
    À prime à bord, le projet consiste à bâtir des nouveaux outils administratifs à l’intérieur de votre compte Zone4 existant.  Ces fonctions seront disponibles automatiquement.  Dans certains cas, ce sont de nouvelles fonctions que vous verrez apparaître à votre compte Zone4.  Dans d’autres cas, ce sont des fonctions qui remplaceront celles déjà existantes à votre compte.  Dans le cas de fonctions de remplacement, vous verrez apparaître à votre compte l’option d’utiliser la nouvelle version.  L’ancienne version qui vous est familière restera disponible car nous ne voulons forcer personne à apprendre un nouveau système avant d’être prêt.  Aucune action n’est requise de la part des administrateurs du club pour que la transition s’effectue.

    La seconde grande partie du projet est d’ajouter le nouveau tableau des membres de SFC (au lieu du tableau de renonciation de SFC (waiver panel)) sur les formulaires d’inscription des clubs.  Vous aurez à rajouter ce tableau lorsque vous créerez votre formulaire d’inscription pour la saison 2015-2016 sur Zone4.  L’ajout de ce tableau permettra au formulaire d’inscription d’identifier immédiatement les membres des clubs et de déduire les frais d’adhésion relatifs à SFC et à la division au moment de l’inscription plutôt que par le processus actuel de facturation. Les clubs qui ne sont pas prêts à faire la transition vers le nouveau système d’adhésion de SFC auront l’option de continuer à utiliser le tableau de renonciation existant mais seront tout de même responsables de recueillir les informations complètes requises par SFC sur l’adhésion, devront soumettre ces informations par le biais d’un formulaire d’adhésion pour membres SFC non-public, et n’auront pas droit à l’avantage d’adhésion de SFC d’inclure les coûts d’inscription par personne et seront sujets à des frais d’entrée de données d’un dollar (1$) par membre sur leur adhésion à Zone4. Les clubs qui ne désirent pas que leurs membres s’enregistrent par eux-mêmes en ligne doivent créer des formulaires d’adhésion privés et, entrer les détails des membres eux-mêmes OU télécharger un fichier CSV complet avec l’information sur leurs membres. Il n’y a aucun frais d’entrée de données pour l’information des membres ajoutée manuellement ou téléchargée avec un fichier CSV.

     

    Pour plus d’information
    Vos questions, vos préoccupations et vos commentaires sont toujours les bienvenus. Vous pouvez communiquer avec nous à support@zone4.ca, ou au 1-888-444-0199 GRATUIT

    Impliquez-vous!
    Vous aimeriez faire la mise à l’essai de la version beta?  Nous apprécions votre participation et vos commentaires. Veuillez communiquer avec Cindy Low à support@zone4.ca ou au 1-888-444-0199 GRATUIT